Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto su una prassi diffusissima nelle strutture ricettive italiane: farsi mandare dagli ospiti la foto del documento d'identità e tenerla nel telefono o nella casella di posta.
Il messaggio dell'Autorità è netto: dopo la comunicazione dei dati alle autorità di pubblica sicurezza, le copie non più necessarie vanno cancellate o distrutte. Il caso da cui è partito tutto riguardava carte d'identità fotografate e inviate su WhatsApp, poi rimaste archiviate per mesi.
L'obbligo di legge è identificare l'ospite e comunicare i dati alla questura tramite Alloggiati Web, come previsto dall'art. 109 del TULPS. Non è, e non è mai stato, un obbligo di conservare copia del documento presso la struttura.
Perché tanti host si sono trovati fuori norma senza accorgersene
Perché i due adempimenti sembrano la stessa cosa e non lo sono. La legge ti chiede di verificare chi dorme da te e di trasmettere i dati entro le 24 ore. Da lì è nata l'abitudine di chiedere la foto del documento "per sicurezza", di tenerla nel caso servisse, e di lasciarla dov'è.
Il problema è che quella conservazione non ha una base giuridica: l'obbligo copre la comunicazione dei dati, non l'archiviazione dell'immagine. E i principi del GDPR su minimizzazione e limitazione della conservazione valgono anche per una struttura con quattro camere.
C'è poi l'aggravante del canale. Una foto su WhatsApp resta nel backup del telefono, spesso nel rullino, a volte nel cloud, e in genere anche nel dispositivo di chi l'ha mandata. Tecnicamente è la peggiore delle scelte possibili.
Come si sistema, in pratica
1. Separa l'identificazione dalla raccolta
All'arrivo, o prima, i dati dell'ospite ti servono per la schedina: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento. Sono dati, non serve l'immagine. Raccogliere quei campi in un modulo strutturato copre l'obbligo senza generare una copia da custodire.
2. Togli WhatsApp e l'email dal flusso dei documenti
Il canale va sostituito con qualcosa che raccolga i dati una volta sola e non lasci allegati in giro. Un modulo sul tuo sito, che l'ospite compila e firma dal telefono, fa esattamente questo.
3. Se una copia esiste, deve avere una scadenza
Se per un motivo specifico conservi qualcosa, deve esserci un termine dichiarato e un motivo scritto. "Non si sa mai" non è un motivo.
4. Metti per iscritto cosa fai
Un'informativa privacy che dica quali dati raccogli, per quale obbligo, per quanto tempo li tieni e a chi li comunichi. È il documento che ti salva se qualcuno chiede conto.
Prenotazione confermata → l'ospite riceve un link, non un allegato da stampare → compila i dati per la registrazione e firma dal telefono regolamento e informativa privacy → tu trasmetti su Alloggiati Web → all'arrivo ci sono solo le chiavi. Nessuna foto di documenti in nessun telefono.
Cosa NON è cambiato
Vale la pena dirlo, perché in giro si legge il contrario.
- L'obbligo di comunicare i dati degli ospiti alla questura resta, entro 24 ore, tramite il portale Alloggiati Web.
- L'obbligo di identificare l'ospite resta. Guardare il documento è consentito e dovuto.
- Non è stato introdotto alcun divieto di chiedere il documento: il chiarimento riguarda la conservazione della copia dopo che l'adempimento è stato assolto.
Domande che ricevo spesso
- Garante per la protezione dei dati personali — comunicato del 29 aprile 2026 su albergatori e conservazione dei documenti degli ospiti — fonte
- Garante Privacy — nota di chiarimento in materia di trattamento dei documenti di identità — fonte
- Art. 109 TULPS — comunicazione delle generalità degli alloggiati — fonte
- Regolamento UE 2016/679 (GDPR), art. 5 — minimizzazione e limitazione della conservazione — fonte
Il prossimo documento, fallo firmare così.
Mandami il modulo che usi oggi — una foto va benissimo. Ti rispondo con come diventerebbe, con la tua grafica.
Scrivimi a info@firmapronta.it